Rozpočet projektu
Jak mít ziskové projekty?
Finanční stránka je nezbytným faktorem úspěchu projektu. Každý projekt je definován projektovým trojúhelníkem vymezujícím co, kdy a za kolik. Za kolik můžeme sledovat skrze odhadované a skutečné časy, nebo plánované a skutečné příjmy a náklady.
Díky rozpočtu projektu můžete sledovat projekt z finanční stránky. Zadat plánované příjmy a náklady, řídit projekt skrze porovnání se skutečnými příjmy a náklady.
V Projektově je rozpočet součástí každého projektu.
Rozpočet vidí jen manažer projektu.
Zadání rozpočtu projektu
Otevřete projekt a pod názvem projektu klikněte na "Rozpočet".
Rozpočet projektu je tvořen automaticky činnosti úkoly/projekty. Svůj projekt si naplánujete přes Mapu úkolů, kde zadáte hlavní kroky úkolů. Ty se Vám následně zobrazí v rozpočtu projektu. Ten je tvořen dvěma sloupci, v levé části je plán, v pravé části skutečnost a její porovnání s plánem.
Plánovaný příjem a náklady
V levé části je plán. Plánovaný příjem je tvořen penězi, které máte k dispozici na realizaci projektu. Typicky se jedná o částku uvedenou ve smlouvě se zákazníkem nebo definovanou investorem.
Poté k jednotlivým položkám doplňte plánované náklady. Při doplňování nákladů Vám plánovaný rozpočet průběžně ukazuje Vaši bilanci / rezervu.
Doplněním získáte plánovaný rozpočet projektu.
Pokročilé použití - 3 tipy
Máme pro Vás 3 tipy, které Vám pomohou rozpočet projektu vychytat:
Položky si můžete přes 3 tečkové menu skrýt. Pod plánovaným rozpočtem je roletka "přidat položku", skrze kterou si můžete cokoliv nazpět přidat.
Zadejte k úkolům odhadovaný čas a poté klikněte na 3 tečkové menu - předvyplnit plánované náklady. Aplikace náklad doplní částkou získanou vynásobením odhadovaného čas úkolu a hodinové sazby řešitele.
Zadejte plánovaný zisk. Jedná se o nákladovou položku. Aplikace Vás tímto upozorní dříve, jakmile se začne ukrajovat z plánovaného zisku. Tak, aby projekt nejhůře skončil s menším ziskem, ale ne v červených číslech.
Reálné příjmy a náklady - po spuštění projektu
Následně dle reálného průběhu projektu zadávejte jednotlivé příjmy. Při vkládání zadáváte datum, můžete doplnit poznámku, například číslo faktury a částku. Stejně tak zadat jednotlivé náklady, faktury od dodavatelů s datem a částkou.
Skutečné náklady máme v projektu dvojího typu: a) Variabilní - ty jsou tvořeny zapsanými strávenými časy a vynásobené hodinovými sazbami řešitele úkolu b) Fixní - jednotlivě zadané náklady, přesné částky
Plán je tvořen jednou částkou, například "stavba" s plánovanou cenou 200 000 Kč. Do skutečnosti postupně připisujeme náklady. Například 1. 10. faktura v hodnotě 50 000 Kč, následně o měsíc později druhá faktura v hodnotě 100 000 Kč. Plán je 200 000 Kč, v realitě je utraceno nyní 150 000 Kč
Report vám ve výsledku na první pohled ukáže finanční stránku projektu. Kolik prostředků jste již čerpali, kolik zbývá k vyčerpání a hlídá náklady na dílčí části projektu.
Náklady na kartě úkolů
Ve verzi Projektově 2 pracujeme na přidáni funkce náklady na kartě úkolů.
Na každé kartě úkolu jsou v právo dole Náklady. Kliknutím na tlačítko přidat se Vám zobrazí Přidat náklad, kde můžete vyplnit náklady z úkolů, datum, přidat poznámku.
Vždy v praxi máme plán nákladů, no někdy je realita/skutečnost jiná. Reálné náklady zadáváme postupně, a tak nám vznikne skutečný rozpočet u projektů.
- je dostupný jen manažerům
- manažer projektu přímo v něm eviduje skutečné náklady
- manažer, externista nebo člen týmu přímo na kartě úkolu zadávají náklady, případně evidují strávený čas
- zákazník náklady ani strávené časy nevidí
- člen týmu, externista nevidí hodinové sazby kolegů, pokud je u úkolu náklad - vidí celkový součet skutečných nákladů daného úkolu. Přehled, rozpočet projektu vidí jen manažer.
Fixní a variabilní náklady
Fixní náklad je pevně daná částka, která se nemění bez ohledu na čas strávený na úkolu nebo jiné proměnné faktory.
Naopak variabilní náklad se mění v závislosti na čase stráveném na úkolu.
V Projektově můžete sledovat nejen strávený čas na projektu, ale také související finanční náklady, včetně variabilních nákladů.
Každý uživatel v Projektově může mít přiřazenou hodinovou mzdu. Aby bylo možné kromě času stráveného na úkolech sledovat také náklady spojené s těmito úkoly, je nutné vyplnit odhadovaný čas úkolu. Tento čas představuje, kolik času by měl konkrétní uživatel (řešitel úkolu) věnovat práci na daném úkolu.
Následně řešitel úkolu postupně zapisuje svůj strávený čas, který se v rozpočtu zobrazí jako náklad u daného úkolu.
Tento variabilní náklad se vypočítává jako součin hodinové mzdy uživatele a zapsaného času stráveného na úkolu. Každý uživatel může mít odlišnou hodinovou mzdu, která se násobí počtem hodin strávených na vybraném úkolu.
Jak sledovat variabilní náklad na úkol?
Přiřazení hodinové mzdy uživatelům: Ujistěte se, že každý uživatel má ve svém profilu nastavenou hodinovou mzdu.
Odhad času na úkolu: Při zadávání úkolu stanovte odhadovaný čas potřebný k jeho splnění. Tento čas je důležitý pro plánování a kontrolu rozpočtu.
Zaznamenávání skutečně stráveného času: Uživatelé postupně zapisují svůj strávený čas u konkrétního úkolu.
Automatický výpočet nákladu: Systém vypočítá variabilní náklad na základě hodinové mzdy uživatele a zapsaného času stráveného na úkolu. Tento náklad se zobrazí v rozpočtu úkolu.
Notifikace u rozpočtu
Aplikace odesílá e-mailovou notifikaci při splnění plánovaného rozpočtu nákladu.
Aplikace Projektově hlídá Váš rozpočet. Upozornění zašle, když jste již minuli plánovaný rozpočet, ale do plánovaného rozpočtu se počítá i zisk. Proto když v rozpočtu vyplníte zisk, máte rezervu v projektu. Když tedy aplikace odešle notifikaci na Váš email a upozorní vás na přesah limitu, vy máte chytrou rezervu zisk.
