Jak řídit firmu, když jedete na dovolenou
Slunce pálí, voda láká, jen odejít na dovolenou je těžší, než se zdá. Hororové scény, co všechno se může stát, když budete pryč, jsou běžné obavy podnikatelů a manažerů. Murphyho zákony fungují a to co se běžně ve firmě nestane, se zajisté během vaší nepřítomnosti vyskytne. Proto se představa o dovolené často mění v noční můru, která se vyřeší jednoduše tím, že se na dovolenou nepojede.
Jak zařídit, abyste si mohli užívat moře, společné chvíle s rodinou a přitom neztratili přehled o vaší firmě? Právě o tom, si povíme v následujícím článku.
Dovolená, i ne
Dle výzkumu společnosti onDeck jen 9 % z až 200 podnikatelů, kteří se průzkumu učastnili, si plánuje oddechnout na 2 týdenní dovolené. 61 % otázaných uvedlo, že plánují jeden týden dovolené a 26 % uvádí, že jim na oddech stačí pár dnů. Není nic neobvyklého, že drobní podnikatelé na dovolené pracují, až 67 % z nich během dovolené pracuje alespoň jednou za den.
Šetření z Journal of Happiness Studies ukazují, že na to, aby člověk skutečně “vypnul” a cítil se po dovolené oddechnutý, potřebuje minimálně 8 dní souvislého volna. Relax a pozitivní vibrace vrcholí právě osmý den a maximalizují váš pocit spokojenosti. Z šetření výplývá, že lidé v průměru právě v tento den začínají “zapomínat” na práci a vypustí z mysli pracovní záležitosti a stres.
I díky neustálému pokroku v technologiích je možné “strach z dovolené” odstranit alespoň částečně a užívat si zasloužený oddech s pocitem, že všechno běží hladce, když jste pryč.
Tady je 10 tipů, jak řídit vaši firmu nebo pracovní tým, zatímco si vy budete vychutnávat zasloužené volno.
Přípravná fáze
Předtím, než se usadíte v letadle a objednáte drink, je nejdůležitější fází příprava.
1
Nastavte si před-dovolenkové priority
Začněte asi měsíc před plánovaným odchodem a určete si, které úkoly splníte ještě před dovolenou a které mohou počkat na později. Držte se perspektivy, co je důležité, co se musí dokončit. Můžete vyzkoušet například Paretovo pravidlo.
2
Delegujte
V rámci příprav si projděte vaše úkoly a vytřiďte ty, které můžete delegovat vašim kolegům. O nových plánovaných úkolech je informujte předem, aby si je uměli zorganizovat a vyčlenili si na ně dostatek času.
3
Vaši nepřítomnost oznamte v dostatečném předstihu
Spoléhat se na e-mail ohledně vaší nepřítomnosti nestačí. Na základě vaší firemní kultury dohodněte setkání, nebo naplánujte hovor, kde svým kolegům několik týdnů předem oznámíte vaši absenci a jejich povinnosti během vaší nepřítomnosti.
4
Mluvte předem o svých očekáváních i rizicích
Během dne se toho může změnit a přihodit hodně. Zabezpečte proto, aby váš tým přesně věděl, co v takových případech dělat a jak si poradit i bez vás.
5
Zabezpečte přístup k informacím
Je důležité, aby vaši spolupracovníci měli možnost najít informace o vaší práci během vaší nepřítomosti. Pomůžete jim tím, že vaše složky projektů budou organizované. Ať už ty skutečné nebo virtuální, například přehledně uloženy v Projektově.
Vaše procesy by měly být jednoduché a zdokumentované, aby kolegové věděli, co se děje a komu mají volat, když jste pryč.
6
Kdo je šéf
Jasně definujte, kdo bude během vaší nepřítomnosti zodpovědný za projekt, případně za vaše zaměstnance. Váš tým, zákazníci, zaměstnanci, všichni musí být obeznámeni, kdo to tady teď vede, aby vás neviděli jako jedinou osobu, která umí zodpovědět jejich dotazy.
7
Rozhodněte, kdo dostane vaše číslo
Určete osobu, která vám v nutných případech smí zavolat. Stanovte si dopředu, v jakých případech vás mohou kontaktovat. Pokud máte někoho, kdo vám kontroluje poštu, může vám neodkladné a bez vás nevyřešitelné e-maily přeposílat.
8
Připravte si “návratovou agendu”
Předem zvažte, čemu se po návratu budete věnovat, abyste věděli, co vás po dovolené čeká na stole. Nastavte si e-mail o vašem návratu o dva dny později, abyste se v práci stihli aklimatizovat a v klidu a bez stresu se mohli pustit znovu do práce.
Připravte se na to, že i během dovolené budete občas myslet na práci.
9
Nastavte hranice sami sobě
Pokud nenastavíte sami sobě hranice, budete každou chvíli kontrolovat váš mobil a podlehnete zbytečné nervozitě. Vyčleňte si určitý čas během dne, kdy se chcete práci věnovat, tedy pokud vůbec chcete. Rovněž si stanovte, jak dlouho se chcete práci na dovolené věnovat a striktně se tohoto plánu držte. Takto budou i vaši kolegové vědět, kdy se na vás v případě potřeby mohou obrátit.
10
Zůstaňte v obraze
Využijte nástroje, které vám umožní mít přehled nad děním ve firmě nebo projektech online a v aktuálním čase. S tímto vám skvěle pomůže Projektově, kde kromě přehledu nad stavem projektů, můžete i aktivně přidávat komentáře k úkolům, nebo přímo přikládat soubory. Takto máte stále přehled nejen vy, ale i celý váš tým. Využít na to můžete i mobilní aplikaci pro Android nebo iPhone, které si nainstalujete do svého mobilu.
Přehled o firmě i projektech pak máte i přímo z pláže, podobně jako Pawel. :)
„Práce s Projektově není dřina, aneb firmu jde řídit i z africké pláže.“Pawel Connor
Když je po dovolené
Po návratu z dovolené zhodnoťte, jak se vám dařilo vést projekty i firmu během vaší dovolené. Sepište si věci, které byste udělali jinak a poučte se z případných chyb.
Dovolená nemusí být stres. Stačí se na ni připravit v předstihu. Mít pořádek v projektech s Projektově, na dovolené si stanovit hranice a už si jen vychutnat zasloužený oddech. Tak a teď, když už víte, že pro důkladný oddech potřebujete minimálně 8 dní dovolené, můžete začít s výběrem destinace.
.png)
