Ušetřete čas: Automatickým vytvářením úkolů ze šablony

Automatické zakládání úkolů v projektu může být vaší pravou rukou při úkolování.

Máte ve firmě procesy, které se opakují? Není jediný důvod proč byste měli ručně pokaždé zakládat nové a nové úkoly. Nebo aby jednotlivé kroky čekaly na Vás, než delegujete další úkol.

V Projektově si můžete připravit šablonu s jednotlivými úkoly, jak jdou po sobě a nově v nastavení šablony zaškrtnout "použít automat".

Poté stačí založit projekt z této šablony. Úkoly budou zakládány postupně podle toho, jak je řešitel plní. Řešitel splní první úkol a automatizace založí nový úkol s termínem a řešitelem dle šablony.

V Projektově takto můžete mít dle charakteru 2 typy projektů:

• Projekty, kde je pevně dán termín. Ze šablony rovnou zakládáte kompletně celý projekt, plánujete jednotlivé činnosti a termíny až po poslední úkol.
• Projekty (nebo spíš jednoduché procesy), které postupují krok za krokem dle šablony automatizace.

Na co takovou šablonu využijete?

Představte si ji jako neviditelného robota v pozadí aplikace, který vždy, když označíte jeden úkol jako splněný, vytvoří automaticky nový úkol. Pozor, je potřeba aby tyto úkoly byly navázány vzájemnou vazbou v diagramu. Jen tak může postupné zakládání fungovat.

Stačí u vybrané šablony projektu zaškrtnout možnost použití automatizace – automatické zakládání – a máte hotovo.

Při založení nového projektu a využití šablony s automatizací vám aplikace bude postupně zakládat úkoly.

Fungování je zcela jednoduché: označíte úkol, který už máte hotový, jako splněný nebo jej rovnou uzavřete a automatizace vytvoří nový úkol, který na něj navazuje. Takto to pokračuje, dokud nejsou všechny úkoly v projektu hotové.

Jak připravit takovou šablonu?

Šablonu vytvoříte stejně jako každou jinou. Vytvoříte novou šablonu projektu, postupně přidáte úkoly, přiřadíte řešitele, termíny a nastavíte vazby mezi úkoly, jak mají na sebe navazovat. Poté šablonu uložíte.

Posledním, nejdůležitějším krokem je zapnutí automatizace. Zaškrtněte toto tlačítko a automatizace bude potvrzena. Neviditelný robot pak bude pracovat za vás. Podrobný návod anajdete v naši nápovědě: Jak vytvořit automatizovanou šablonu úkolů