Ganttův diagram a jeho funkce

Ganttův diagram, používaný převážně v projektovém managementu, je jednou z oblíbených a velmi užitečných metod znázornění aktivit (úkolů nebo události) v čase.

Na to aby jste si ale svůj projekt zobrazili v diagramu musíte začít vytvořením projektu a zadáním úkolu. Využijte mapu úkolů v Projektově, kde si do jednotlivých obláčků naplánujete úkoly.

Poté budete pokračovat v přípravě harmonogramu přes diagram. Představte si Ganttův diagram jako vodopád, kde se úkoly časově řadí. Vlevo nahoře začínají historicky první úkoly a jdou postupně směrem dolů , kde se v právo v diagramu nachází poslední úkol z projektu.

Na levé straně diagramu je seznam aktivit a na vrchu je časová mřížka. Každá aktivita je zobrazena obdélníkem. Pozice a délka obdélníku odráží začátek, trvání a konec dané aktivity.

Zjednodušeně řečeno, Ganttův diagram vám ukazuje, co je potřeba provést (úkoly) a kdy (plán).

Práce s Ganntovým diagramem

Jak seřadit úkoly v diagramu

Úkoly v diagramu se vždy seřadí dle posloupnosti a návaznosti. Nastavením trvání si tak úkoly můžete seřadit dle toho jak potřebujete aby na sebe navazovali. Jsou seřazené vždy dle data , a nastavením jiného datumu je můžete mezi sebou přehodit.

Nastavení trvání úkolu má v diagramu hned několik možností.

1) Na levé straně Ganttova diagramu na řádku úkolu ve sloupci trvání můžete kliknutím na číslo šipkou nahoru a dolu nastavit počet dnů trvání pod-úkolu, pod-úkol je vázaný na hlavní úkol a trvání pod úkolu se sečte do trvání hlavního úkolu.

2) Na levé straně Ganttova diagramu je datum začátku a konce, kliknutím na začátek se rozbalí okno s kalendářem kde si trvání upravíte, to samé zopakujete kliknutím a trvání otevře se Vám kalendář a vyberete do kdy má trvat daný úkol.

3) Na pravé straně Ganttova diagramu můžete myší naplánovat trvání úkolu.Vyberete si úkol na řádku kliknutím na úkol a po najetí myší se Vám na jeho konci zobrazí šipka směrem doprava, natáhnutím úkolu se Vám natahuje trvání a vy si tak natáhnete úkol třeba na 10 dní a trvání na levé straně se přepočítá na vybraný datum. na konec vše potvrďte tlačítkem uložit.

Zamykáni důležitých úkolu

Úkoly které potřebujete aby byly splněné v daný čas a kolegové je nemohli nějak posouvat si můžete jednoduše zamknout. Na kartě úkolu v nastavené s ikonou ozubeného kolečka úkol zamknete, jeho začátek i termín tak bude fixní a zamčený. Znova odemknout úkol může jenom manažer projektu.

Vazby

Vazby v Ganttovém diagramu jsou jednou ze základních funkcí. Slouží na naplánování projektu v čase, tak aby na sebe jednotlivé úkoly navazovali dle postupnosti. Na pravé straně diagramu jsou zobrazené úkoly v obdélníku. Na konci každého obdélníku se nachází malé kolečko. Nad ním stisknete levé tlačítko myší a spojíte kolečko u konce jednoho úkolu s kolečkem u začátku druhého úkolu. Takhle vzniká mezi úkoly vazba začátek-konec. Všechny kroky změn nakonec vlevo nahoře potvrďte tlačítkem uložit.

V případě že potřebujete svázat dva úkoly které začínají v ten samý čas, doporučujeme udělat dvojitou vazbu začátek-konec kdy naváže dva začátky úkolu na jeden konec úkolu.

Všechny kroky změn nakonec vlevo nahoře potvrďte tlačítkem uložit.

Celý projekt s Ganttovým diagramem vidíte na jednom místě včetně zeleně obarvených hotových úkolů a červené svislé čáry dnes. Je na první pohled zřejmé na čem se má pracovat, jaká je posloupnost úkolů a jaké jsou jejich termíny.

Jak zrušit vazbu?

Jakákoliv vazba v Ganttovém diagramu může být zrušená. Například když omylem svážete úkoly které na sebe nemají navazovat klikněte na vazbu dvakrát levým tlačítkem myší a potvrdíte odstranit vazbu. Vazba tak bude odstraněna. V případě že jste ještě neuložili změny v diagramu, vazby můžete zrušit i za pomoci tlačítka zrušit na levé straně diagramu.

Všechny změny je v diagramu nutné uložit.

Chování obálek a pod-úkolů

Hlavní úkoly v diagramu jsou i obálky, představte si to jednoduše je to obálka do který vkladate potřebné dokumenty a té jsou vázané na obálku. V našem případě pod-úkoly jsou vázané na hlavní úkol který je obálkou. Když myší uchopíte hlavní úkol a chcete ho posunout posunou se automaticky i jeho pod-úkoly a přepočítá se začátek i konec. V případě že potřebujete natáhnou trváni pod-úkol, automaticky se natáhne taky jeho hlavní úkol-obálka.

Trváni hlavních úkolu-obálek je vázané na trváni projektu v celku, v praxi to znamená že se trvání všech hlavních obálek sečet do trvání projektu jako celku. Začátkem a termín úkolů je proto tvořen - určen pod-úkoly.

Varianty plánování v diagramu

Plánování od konce

• poslední úkol si naplánujete na finální termín projektu
• tento úkol si rozklikněte -v nastavení úkolu - uzamknout začátek a termín
• tímto jej uzamknete v čase, nebude se Vám jinak posouvat
• a na Ganttově diagramu myší doplánujte ostatní úkoly

Kopírování úkolu a jeho vazby

Vazby se kopírují:

• při kopírování projektu
• při zakládání projektu ze šablony
• při vkládání úkolů ze šablony

Když zakládáte úkoly ze šablony má Vaše šablona úkoly včetně vazeb a vzniklému novému projektu se nakopíruji úkoly spolu s vazbami.

V případě že potřebujete kopírovat úkoly spolu s vazbami u úkolu, doporučujeme udělat šablonu úkolů které se budou opakovat spolu s vazbami. Následně si úkoly přidáte přes kartu úkolu v nastavení a přidat úkoly ze šablony úkolu.

V této variantě zadáváte do již existujícího projektu úkoly ze šablony. V projektu si vytvoříte úkol a do úkolu vložit úkoly ze šablony

Filtrování úkolů

V Ganttovém diagramu si můžete zobrazit i jenom část hlavních úkolů a to tak že si přes lištu nad diagramem vyfiltrujete přes filtr jenom a hlavní úkoly v projektu.

Filtr nabízí možnosti filtrováni například dle konkrétního řešitele, termínů, začátku autora.

Naopak tlačítko seskupit dle řešitele Vám v diagram zobrazí všechny řešitele jak v čase pracují na projektech.

Kritická cesta

Kritická cesta projektu zahrnuje a zobrazuje úkoly, které jsou nezbytné pro dokončení projektu v určeném termínu.

Zobrazením kritické cesty v projektovém řízení vidíte úkoly, které, pokud nebudou splněny včas, prodlouží celkovou dobu trvání projektu.

Kritickou cestu si zobrazíte:

1. klikněte v dolním menu diagramu na 3 tečkové menu,
2. otevře se roletka možností zde vyberte Zobrazit kritickou cestu

Kritickou cestu zrušite kliknutím na 3 tečkové menu v dolní liště Skrýt kritickou cestu

Export Ganttova diagramu

Diagram můžete libovolně exportovat. Export je nastaven tak, že to, co vidíte na obrazovce, se exportuje. V dolním menu diagramu klikněte na třítečkové menu. Otevře se rozbalovací nabídka možností, kde si vyberte, zda chcete exportovat do PDF nebo jako obrázek ve formátu PNG.