Cyklus řízení projektu

Článek je inspirován knihou PROJECT THINKING od autora doc. Ing. Petra Všetečky, PhD.

Projekt prochází různými procesy. Proto aby byl projekt úspěšný musíme ho důkladně naplánovat. Jaké procesy obsahuje projekt ?

Spouštění projektu

Na začátku je Idea teda nápad na projekt. Příprava projektu začíná právě nápadem na realizaci projektu, vytváří se návrh projektu. Sestaví se návrhový tým, který důkladně nápad prozkoumá, zjistí a vyhodnotí očekávání zúčastněných stráň. V tomto kroku je třeba navrhnout varianty řešení. Například potřebujeme postavit nové hřiště pro děti, návrhový tým navrhne varianty hřiště, zda bude téma beruška, včelka mája. Dále ověří naději na úspěch, rizika, zda jsou naše předpoklady správné a bude možné realizovat nové hřiště. Realizovatelnost projektu se dá ověřit dle jednoduchých otázek.

Co to přinese? (přínos projektu v našem případě spokojené děti na hřišti)
Kolik to bude stát? (máme dostatek finančních prostředků na realizaci projektů)
Jaká jsou rizika? (vyhodnotí možné rizika, třeba prodražení projektu)
Posledním krokem při spuštění projektu je vypracování zadání (smlouvy o dílo, objednávky), které tvoří hrubý plán projektu

Co má obsahovat dobré zadání projektu?

Doporučuji výbornou pomůcku, a to takzvaný projektový trojúhelník, kde si odpovíte na základní otázky o projektu.

projektovy trojuhelnik

Na otázku „Co?“, tedy, co vlastně potřebuji naplánovat. Tato otázka je zaměřená také na rozsah projektu a jeho výstupy. Ujasníte si v ní cíl a práce v projektu. Co do projektu patří a naopak nepatří?
Druhou otázkou „Kdy?“ se zaměříme na odhady trvání a časů. Od kdy do kdy?
A jako poslední si musíte odpovědět na otázku „Za kolik?“, se kterou, jsou spojené prostředky, ale také organizace, plán pracovníků, plán nákladů a rozpočet. Kolik to bude stát? Koho a co potřebujeme?

Plánování projektu

Plánovat projekt začneme s rozpuštěním návrhového týmu a sestavením projektového týmu, který bude projekt realizovat. Zadání projektu tvoří dohodu s investorem, ve které je napsáno na čem budete pracovat, kdy to má být hotovo a kolik lidí k tomu budete potřebovat. Z hrubého plánu projektu vypracujeme detailní plán projektu.

Příprava projektového týmu

Výběr projektového týmu a stanovení jejich rolí plynule navazuje na tvorbu zadání projektu. Účastníci projektu v něm mají různé role, například manažer, člen týmu, externista nebo zákazník. V Projektově si můžete vytvořit také role na míru, jako například Investor nebo Team leader.

U každého projektu je jasně vidět, kdo se jej v jaké roli účastní.

Díky řízení projektů v Projektově máte jednu aplikaci, ve které jsou na jednom místě všechny realizované projekty.

Jak takový detailní plán projektu vypracujeme?

Připravíme si harmonogram projektu. Harmonogram projektu můžete vytvořit za pomocí myšlenkové mapy, kde si projekt rozložíte na jednotlivé části- etapy a následně pokračovat v plánování v Ganttovém diagramu.

Kde to celé naplánujete? No přece v aplikaci Projektově. V ní za pomocí pár kliknutí myší si detailně naplánujete bod po bodu všechny vaše projekty, jestli jsou malé nebo velké.

Realizování a kontrolování projektů

V tomto procesu je projekt realizován. Členové týmu pracují na jednotlivých úkolech, uskuteční plán.

V našem příkladu realizace hřiště, začínají se výkopové práce.

Jak kontrolovat realizaci projektu?

Nejlépe na místě. Na vlastní oči se přesvědčit, že je vše jak má. Pokud to není možné, tak skrze hlášení řešitelů. V aplikaci Projektově každý řešitel svůj úkol může odškrtnout a tím jej označit jako vyřešený. Případně přidat také komentář.

Následně na projektové poradě manažer projektu prochází vyřešené úkoly a uzavírá je. Uzavřením úkolu potvrzuje, že jsou z jeho pohledu hotovy. Nebo naopak vrací k řešení, aktualizuje termíny, komentuje.

V Projektově má každý úkol vlastní cyklus. Manažer úkol zadá, řešitel jej označí jako vyřešený a nakonec jej manažer uzavírá.

Kontrola projektu je jednoduchá a dostupná na pár kliknutí.