Harmonogram projektu jednoduše

Jakmile máte v projektu vypsány všechny činnosti, které se mají realizovat, nastává čas pro druhý krok. Tím je příprava harmonogramu projektu. Jak zpracovat harmonogram projektů? S Ganttovým diagramem to zvládnete snadno.

Co je to Ganttův diagram a k čemu slouží?

Stoletý vynález, který nám i v dnešní době usnadňuje plánování. O tom, jak Ganttův diagram vlastně neobjevil pan Gantt a více o jeho historii se dočtete ve článku zde. Ale zpátky k naší praxi, kterou potřebujeme.

Diagram slouží pro naplánování úkolů v čase. Díky návazností úkolů nemusíte každý plánovat zvlášť. Ganttův diagram v aplikaci Projektově je stále aktuální. Na jednom místě tak přehledně uvidíte nejen časový harmonogram, ale také co je a co není hotovo. To vše dokonce barevně rozlišené, aby jste v tom hned na první pohled měli jasno.

Ukázka Ganttova diagramu

Automatické přepočítání termínů

Jednou z výhod Ganttova diagramu je možnost vytvoření vazeb mezi úkoly. Myší spojíte konec a začátek úkolu. Takto vytvoříte posloupnost úkolů. Jakmile posunete termín prvního úkolu, diagram automaticky napočítá začátky a termíny následujících úkolů.

Z čeho se diagram skládá?

V levé části diagramu vidíte tabulku s jednotlivými úkoly. Každý řádek obsahuje název úkolu, datum začátku, datum termínu a trvání ve dnech. Přímo v této tabulce můžete data měnit. Například jednotlivým úkolům postupně zadáte jejich trvání.

Ganttův diagram - tabulka s činnostmi a termíny

Pravá část pak obsahuje časovou osu. V ní jsou na řádcích s úkoly šedé obdélníky vyplňující prostor mezi začátkem a termínem úkolu. Myší můžete jednotlivé obdélníky posouvat na časové ose. Nebo obdélník u jeho pravého okraje můžete myší roztáhnout, nastavit myší na vlastní termín.

Ganttův diagram - zobrazení činností v čase

Je úplně jedno, zda termíny měníte v tabulce v levé části, nebo v na grafu v pravé části. Ganttův diagram vždy v levé části zobrazí odpovídající začátek, termín trvání úkolu.

Po najetí myší nad obdélník úkolu v pravé části se Vám zobrazí na konci úkolu malé "kolečko". Nad ním stikněte levé tlačítko myši a spojte kolečko u konce jednoho úkolu s kolečkem u začátku následujícího úkolu. Takto si můžete myší úkoly "pospojovat", zadat posloupnost úkolů.

Obdélník úkolu můžete myší uchopit a posunout doprava. Takto přeplánujete jeho termín a Ganttův diagram dopočítá nové začátky a termíny navazujících úkolů. Takto jednoduše posunete celý projekt, když se například kvůli dodavateli konkrétní úkol zpozdí.

K čemu všemu Vám diagram může sloužit?

K přípravě harmonogramu projektu,
ke kontrole aktuálního stavu projektu, snadnému přeplánování projektu,
ke sledování vytížení klíčových kolegů nebo činností.

Celý projekt s Ganttovým diagramem vidíte na jednom místě včetně zeleně obarvených hotových úkolů a červené svislé čáry dnes. Je na první pohled zřejmé na čem se má pracovat, jaká je posloupnost úkolů a jaké jsou jejich termíny.

Pokud je potřeba změny, snadno myší přeplánujete. Stačí posunout jeden termín a dle vazeb se všechny následující začátky a termíny automaticky přepočítají.

Úkol ve zpoždění - systém přepočítá následující začátky a termíny

Jednoduše si tak pomocí myší posouváním obláčků v právo prodloužíte nebo zkrátíte trvání úkolů.

Kolegové Vám nezmění termíny

Ganttův diagram si rozumí s rolemi uživatelů v projektu. Vy, jako manažer naplánujete hlavní kroky projektu, zadáte termíny.

Projektově úkoly hlídá a připomíná. Kolegové v roli Člen týmu Vám termíny nijak nepřepíšou.

Máte úkol Stavební příprava s termínem 31. 1. 2024. Ten je rozdělený na několik dílčích úkolů. Pokud pod-úkolům zvolíte termíny jako manažer Vy, jsou dané a řešitelé termíny nezmění.

Kolegové si hlavní úkol mohou sami rozpracovat do dílčích úkolů. Těmto úkolům si pak sami dávají vlastní termíny, ale musí se vždy vejít do termínu hlavního úkolu. Když zmíněná Stavební příprava končí 31. 1. 2024, všechny podúkoly musí být hotovy do tohoto termínu.