Drobné nejasnosti při provozu rodinné firmy mohou vytvořit problémy, které se nosí i domů.

Psal se rok 1991, když v jedné garáži začal silný příběh rodinné firmy s jasnou vizí. Rodina Vrňatova se rozhodla, že na český a slovenský trh začne dovážet vysoce kvalitní rybí konzervy a chlazené rybí výrobky z celého světa. Víte, co znamená Nekton? Nekton je vše, co aktivně pluje v oceánu podle své vůle a nenechá se pouze unášet.

Přesně tak by se dala popsat i tato rodinná „garážovka“, která šla za svým snem od píky – rozvoz prvních konzerv škodovkou, snaha získat zákazníky, náročná účast na veletrzích atd. Však jen si vzpomeňte na začátky podnikání v devadesátkách – zakladatelé rodinných firem byli průkopníci a vše se učili za pochodu. Vize a sny byly veliké, cesta trnitá a dlouhá, ale když se držíte svého motta „Nikdy bychom neprodávali nic, co bychom s klidným srdcem nedali našim dětem.“, musí to prostě dopadnout dobře!

Ještě do doby před dvěma lety firma fungovala bez marketingu, e-shopu a také bez Projektově. Vše se zaměřovalo hlavně na dodávání produktů do obchodních řetězců. S příchodem nových členů do této „rodiny“ přišly i změny, posuny a modernizace zajetých postupů.

Možná se na tom podílel Covid, možná celkově online doba, ale rozhodně velkou zásluhu na změnách má, v té době nový člen rodiny, pan Bureš, jehož doménou je v NEKTON – Vrňata, s.r.o. marketing a online prodej. Pro pana Bureše nebylo Projektově neznámou vodou, neboť se systémem pracoval v agentuře prodávající letecké zážitky. Budou se zkušenosti a systém hodit i u Vrňatových?

Jak firma fungovala, co se změnilo a jakou roli sehrálo Projektově?

Však jen si to představte: Umíte se vžít do role, kdy řešíte postupný rozvoj rodinné firmy, včasné zavážení produktů do obchodních řetězců, zodpovědnost za dovoz z celého světa a mnoho dalšího? Do toho už jste pomalu tým o 20 členech a všichni jste rodina. To je velmi zásadní! Víte, jak to chodí s řešením problémů v rodinných firmách, že?

S firmou to všichni myslí dobře, jenže ať chcete nebo ne, chyby a nedorozumění i v nejlepším úmyslu vznikají a všechno tohle „špinavé prádlo“ se pak pere doma. Velký risk a zároveň neskutečná zodpovědnost – nikdo nechce kvůli byznysu poškozovat rodinu. Navíc máte v rukách zdroj příjmů všech svých blízkých! Tohle už potřebuje řád a eliminaci komunikačních šumů!

Jak říká sám pan Bureš: „Při mém příchodu do firmy jsem si všiml, že za těch 30 let existence funguje tzv. normalizovaná deviace – něco se dělá tak, jak by se ideálně nemělo, ale ono to vlastně nějak funguje. Vše se řešilo hlavně po telefonu, a tak občas mohou vzniknout ty klasické situace „Hele ty jsi mi říkal, že…“.

Rozhodnutí pro Projektově

Pan Bureš už Projektově znal z předchozího místa a do firmy přinesl. Důležité však je, že všem členům této rodinné firmy záleží na progresivním růstu a snaha o pokrok se tak setkává s podporou. Všichni chtějí procesy zjednodušit a zlepšit, jen na změny nebyl čas. Delší dobu byla veškerá časová kapacita věnována jiným oblastem – např. pokrok technologií ve skladu. Podstatné je, že proti zavedení Projektově nikdo nebyl.

Jak se tedy na Projektově kolegové tvářili?

Projektově bylo přivítáno vřele, ač to přineslo novinky a změny. Kolegové byli rádi, že je s Projektově seznámil někdo, kdo už se systémem má zkušenosti – právě pan Bureš. Samozřejmě proběhla i první fáze „nezvyk“, ale jakmile se každý s Projektově seznámil a proběhlo několik testovacích úkonů/projektů, bylo to už v pohodě. Malým strašákem bylo ze začátku množství e-mailů, které chodilo ze systému, pokud někdo provedl změnu. Vše však bylo jen otázkou individuálních nastavení a ve výsledku jsou všichni spokojeni – e-mailů chodí méně, a přitom je vše zaznamenané ve vlákně u úkolu, čímž se odstranilo dřívější dohledávání domluv v e-mailech.

„Každý využívá Projektově dle svých potřeb, někdo více, jiný méně, ale všichni ovládají důležitý základ, zobrazí si konkrétní záležitost a přidají komentář. Každý je v obraze vždy a včas. Postupně se nám to rozdělilo na ty, kdo mají manažerské funkce a na ty, kteří jsou jen vedeni a dostávají informace, co od nich kdo, a kdy potřebuje. Je skvělé, že těmto moderním technologiím je nakloněná mladá i starší generace kolegů. Jsem ten, kdo je k tomu přivede a následně to vyhovuje všem – vlastně je vše jednodušší, přehlednější a nemáme zahlcené schránky.“

Čím Projektově zabodovalo na začátku?

• Termíny a jejich hlídání
• Zjednodušení fungování a pročištění komplikovaných komunikací v e-mailech
• Zpřehlednění procesů firmy
• Eliminace komunikačního šumu
• Rychlé naučení a zorientování se v systému
• Snadné individuální přizpůsobení
• Mobilita – Projektově je k dispozici kdekoliv

První projekt

Na začátku Projektově sloužilo k tomu, aby bylo písemně zaznamenáno CO, KDY a KAM se má dodat. Prvním projekt by se tedy dal nazvat „Proces dodávek a zavážek“. Následně už bylo Projektově využíváno i pro plánování jednotlivých úkolů v marketingu a interních záležitostech.

Co na Projektově oceňuje přímo pan Bureš?

Zásadní a obrovská výhoda je pro pana Bureše hlídání termínů! Nejen u kolegů, ale hlavně u vlastních úkolů! „Jsem kreativec duší i tělem, ale zároveň jsem i roztržitý, tudíž potřebuji trochu hlídat. I kdyby nikdo z kolegů Projektově nechtěl využívat, věděl jsem, že já ho potřebuji pro organizaci své práce a dohled sám nad sebou.“

Je něco, co v Projektově nevyhovuje či chybí?

Pan Bureš zmínil, že by v NEKTON - Vrňata, s.r.o. ocenili možnost hlasování. Hlasování je důležité např. pro ladění ideálního termínu schůzky či výběr vítězného grafického návrhu pro nový produkt. Naši potěšující reakcí však bylo, že tato funkcionalita v Projektově již funguje a klientovi jsme zaslali jednoduchý návod pro nastavení.

Závěrem už jen několik shrnujících hlavních přínosů pro firmu s tak silným rodinným příběhem:

• Jednotlivé úkoly, které je možno „odškrtávat“.
• Hlídání všech interních termínů.
• Odstranění komunikačního šumu.
• Jasný přehled o stavu jednotlivých záležitostí.
• Nahrazení hlasování, které doposud probíhalo po e-mailech.
• V Projektově se nic neztrácí/nemaže. Všechny vyřešené projekty/úkoly/diskuze jsou stále k dispozici.
• Aplikace i v mobilu – přidání záznamu odkudkoliv.

NEKTON - Vrňata, s.r.o. prozatím Projektově nevyužívají na projekty ve směru k dodavatelům či zákazníkům, ale i pro tuto možnost je systém připraven. Zásadní je, že v interních procesech se Projektově stalo spolehlivým partnerem, který pomáhá udržet firemní pořádek.

Velmi děkujeme panu Burešovi, že se s námi jménem rodinné firmy NEKTON - Vrňata podělil o zkušenosti z praxe a přejeme firmě, aby i nadále proplouvala světem podnikání tak úspěšně. Jsme rádi součástí Vašich úspěchů.