Případovka Magna Exteriors

Korporátní svět je plný striktních pravidel a nařízení, musí se dodržovat zavedené, často i velmi těžkopádné, procesy a přijít s nějakým vylepšením znamená pro jednotlivce často neřešitelnou překážku.

Jednu takovou změnu v zajetém systému se rozhodl udělat náš klient z Magna Exteriors Slovakia. Pojďme spolu prozkoumat cestu ze spleti outlookových tabulek k efektivním přehledům v Projektově.

Když úkoly přibývají a outlookové tabulky už nestačí

Aneb jak si pomoct s Projektově i jen v části firmy pohledem Jana Šipkovského, Production Managera v automotive.

Jan hledal cestu ven z pracovního chaosu. Seznam úkolů neustále narůstal a zavedený systém postavený na robustních outlookových tabulkách mu už přestával stačit. Data se do tabulek plnila komplikovaně a jak vše narůstalo, systém se stával vším, jen ne efektivním pomocníkem.

Potřeba opět držet otěže pevně v rukou a vést svůj tým za efektivitou a produktivitou rostla. Jan začal pátrat po možnostech, jak by vytouženého pořádku v úkolech mohl docílit. Ukázalo se, že bez radikální změny to nepůjde - tabulky v e-mailu zkrátka nejsou dobrý nástroj pro úkoly.

"Je to taková centrifuga, která vás pohltí, když se všechno snažíte dělat sám a ty úkoly neumíte správně delegovat, to se pak nedá, je to něco hrozného. I kdybych si měl Projektově platit sám, jako soukromá osoba, tak to budu platit, protože vidím tu přidanou hodnotu v tom, že si tam můžu tu svou práci hodně ulehčit.”

A tady začala cesta za Janovým klidem a dobrou projektovou kondičkou.

Jan, jakožto vedoucí výroby, řídí 98 lidí, kteří se točí na čtyřech směnách po 20-23 pracovnících. Každou směnu pak má navíc na starost její vlastní supervizor. Dohlédnout Jan musí i na údržbáře a správu služebního auta.

magna nove auto

Jan začal používat Projektově nejdříve sám, jelikož si chtěl být jistý a hlavně nechtěl na nic čekat, pořádek chtěl začít dělat hned, jakmile narazil na pro něj vhodný nástroj.

Čím si Projektově Jana získalo na začátku?

intuitivnost a modifikovatelnost
správa úkolů díky myšlenkovým mapám, kde vidí i průběh úkolů

Ukázka myšlenkové mapy úkolů v projektu

Janův nadřízený bez výtek používání Projektově odsouhlasil i dál do týmu a tak před Janem stála další výzva, nadchnout pro Projektově zbytek týmu. Ve světě i u nás propukla pandemie Covid-Sars-19, a proto byla většina zaměstnanců mimo firmu. Jan tedy pokračoval v řízení svého Projektově sám do té doby, než se naskytl první vhodný projekt.

Vhodný projekt usnadní start s Projektově v širším týmu. Otestujte, vylaďte a najděte vhodný projekt. Nazvěte jej klidně jako testovací, abyste nevystrašili i ty největší odmítače, je to jen test. Dejte si záležet a postupně nasaďte Projektově všude.
Získáte tak zcela nový přehled, dosud nepoznaný klid a velkou efektivitu v týmu. Třídění zrn od plev je nevyhnutelnou součástí, ale lepší dříve nežli později, že?

Prvním projektem, který v Projektově řídili, bylo zavádění faceliftu.

Zkoumal různé funkce a pomalu přicházel na to, jak a k čemu nejlépe kterou funkci Projektově využít. Do toho musel myslet a hlídat všechna nařízení a omezení, která koronavirová doba světu přinesla. Když se pak svět začal vracet zpátky k běžnému fungování a nařízení se rozvolnila, uspořádal krátké školení pro své supervizory, kteří se díky jednoduchému rozhraní s Projektově rychle spřátelili.

„Díky Projektově jsem si v tom zvládl držet věci, systém a dávat na to pozor.“

Jan / Production Manager

“Ukázal jsem jim, jaké věci jsou tam pro mě důležité, jak si třeba posunout termíny, jak mi dát vědět, že mají problém, jak napsat komentář, správně zaškrtnout úkol, nahrát tam obrázek, že mám hotovo atd.”

Máte strach, že to nezvládnete?

Zamluvte si školení Projektově do vaší firmy.

Rezervovat

Jan se pokusil Projektově představit z vlastní iniciativy i kolegům z jiných oddělení, kvůli již zavedenému systému však nenašel podporu pro celofiremní rozšíření Projektově. Kolegové z jiných oddělení upřednostnili firemní helpdesk fungující na základě e-mailové komunikace.

“V korporacích bývá na vše několik specifických systémů, kdyby byl na všechno zavedený jeden, je to lehčí, ale často to je velmi složité.” A tak Jan používá Projektově v klidu dál ve svém týmu. V Projektově má aktuálně šest lidí - čtyři supervizory, údržbáře a sebe. Nejaktivnějším uživatelem nástroje je Jan, který tak drží pevnou ruku nad svými úkoly a projekty."

Jan s Projektově občas i experimentuje a zkouší, v čem by mu mohlo dál pomoct. V nástroji pro projektové řízení už spravoval i evidenci strojů ve firmě a mohl tak například sledovat, kdy je který stroj třeba opravit. To pak snadno mohl delegovat na kolegu z údržby.

Závěrem přinášíme pár bodů, které Jan několikrát zmínil a ukázal během našeho rozhovoru i jak konkrétně používá.

Možnost přizpůsobovat vlastnímu systému
Denní úkoly a přehledy
Systém nejen pro úkoly v rámci týmu, ale i vlastní úkoly
Delegování úkolů, například když je něco v hale špatně, snadno se to dá vyfotit a zadat
Řízení a správa úkolů pomocí myšlenkové mapy
Aplikace i v mobilu
Kontrola docházky
Nepoužíváme všechny funkce Projektově a je to OK (ne vše jde v korporátu prosadit)
Projektově říkám PRO :) Návrh na nový název…