Jak vést poradu jako profesionál za pomoci Projektově?

Zaměstnanci na poradách stráví za svou pracovní kariéru v průměru 6 000 hodin. Střední manažer věnuje poradám 35 % ze svého pracovního času, top manažer dokonce až 50 %. 5-7 % rozpočtu na lidské zdroje utratí firmy za to, že její zaměstnanci se účastní porad. A to není započítán čas přípravy a čas po poradě na zhodnocení. Zároveň až 75 % manažerů velkých a středních firem je nespokojeno s nízkou efektivitou porad. Přitom to jde i jinak. Poradíme vám jak na to.

Systém na řízení projektů promění vaši nudnou poradu v efektivní setkání

Porady nemusí být dlouhé, ani nudné. Stačí jen dodržovat pár pravidel.

1. Příprava je základ úspěchu

Před poradou se vyplatí dobře se připravit.

Definujte si účel a cíl porady.
Naplánujte si podrobný program harmonogram porady.
Informujte účastníky o jejím konání a obsahu s předstihem.

Příprava na poradu bývá náročná a zdlouhavá. Předpokladem dobře připravené porady je mít k dispozici veškeré podklady, znát stav všech zadaných úkolů a vědět o každé změně v zakázce či projektu.

V Projektově je vše velmi jednoduché. Při přípravě na poradu s Projektově není nutné procházet jednotlivé excely s úkoly a ptát se kolegů na jejich stav. Stačí si otevřít aplikaci, a podívat se na report úkolů. Ve výpisu projektů manažer vidí všechny realizované zakázky, v nich zadané úkoly a stav jejich splnění. Projekty si může rozkliknout, nebo reportovat všechny najednou.

Zapojení kolegové mají na Mé stránce výpis svých úkolů z různých projektů, které jim byly delegovány. Aby na blížící se úkoly nezapomněli, systém jim posílá notifikace e-mailem.

2. Vyberte vhodné místo a čas

Pozvěte jen ty, kterých se obsah porady týká.

Vyberte přesně takové místo, aby odpovídalo velikostí i vybavením potřebám vašeho jednání.
Účastnit by se měli jen ti, kterých se projednávané téma opravdu týká. Ostatní by se nudili a jen ztráceli čas.

Nebojte se také využít online prostoru. Videokonference nebo sdílené dokumenty schůzku zkrátí, případně ji budete moct i úplně zrušit. Jak nepracovat víc a být produktivnější?

3. Rozhodujte, úkolujte, termínujte

Úkol bez termínu a zodpovědné osoby jako by nebyl.

Každý úkol musí mít přiřazenou odpovědnou osobu, která bude mít na starosti jeho splnění.
Aby byly úkoly uskutečněny, musí mít daný termín, kdy budou hotovy.

I v případě, že úkoly mají odpovědnou osobu a termín splnění, mohou nastat problémy. Buď si zaměstnanci musí úkol sami dohledat podle zápisu z porady, nebo je jen na nich, jestli si úkol správně poznačili. Snadno se tak stane, že nevědí, který úkol je ten jejich.

V systému na řízení projektů se to nestane. Úkoly přiřazujete v aplikaci k projektům jednotlivým osobám rovnou s termínem plnění klidně už během porady.

TIP: Delegování úkolů: Jak delegovat s Projektově?

6 zásad dobře zorganizované porady

Porada včas začne i včas skončí
Podklady k jednání dostanou všichni účastníci předem
Odehrává se v příjemném a podnětném prostředí
Neřeší se individuální problémy
Účastníci si neskáčou do řeči a neznevažují myšlenky druhého
Účastníci i šéf se vyvarují osobnímu napadání

4. Kdo poradu povede?

Pro efektivní průběh porady není nutné, aby poradu vedla jen jedna osoba. Naopak je přínosem, když každý zaměstnanec představí svůj projekt, informuje o stavu plnění jeho úkolů, a případně upozorní na problémy.

Informujte své zaměstnance předem, že budou prezentovat svůj projekt.
Nechte je, aby krátce a stručně informovali ostatní, v jakém stavu jejich projekt je.

Pro některé zaměstnance může být tento způsob vedení porady problematický. Nemají čas se připravit, je pro ně zdlouhavé a náročné vyhledat si všechny podklady.

5. Co je psáno, to je dáno

Výstupem každé porady by měl být zápis se souhrnem všech podstatných úkolů a rozhodnutí.

Zápisy však bývají nepřehledné, a někteří zaměstnanci jim nevěnují moc pozornosti.

Používáte-li aplikaci na řízení projektů, nemusíte psát složité zápisy. Kdykoli si rozkliknete projekt, uvidíte všechny úkoly, stav jejich plnění, termíny i zodpovědné osoby. Stejně tak to může udělat každý ze zapojených spolupracovníků a hned ví, které úkoly jsou jeho, a do kdy je má splnit. Výpis si můžete exportovat do PDF, a archivovat.

6. Ohlédněte se, hodnoťte a kontrolujte

Po každé poradě by mělo následovat zhodnocení toho, co se vyřešilo.

Jaký je stav zakázek či projektů.
Kdo a jak se zapojuje do jejich řešení.
Jestli jsou nějaké problémy, a jak je řešit.
Kontrola zadaných úkolů.

Úspěch porady nezávisí jen na jejím dobrém vedení, ale hlavně na dobré přípravě. Hodnota porady spočívá v kvalitě jejích výstupů. Tedy efektivně zadaných úkolech a rozhodnutích, které jsou jejím výsledkem. Pokud porada nevedla k rozhodnutím, byl to spíše ztracený čas.

Vyzkoušejte Projektově zdarma a porady pro vás odteď budou hračkou.