Karta úkolu

Jednou ze dvou základních součástí aplikace jsou úkoly. Ať už zadáváte úkoly kolegům ve svém oddělení, nebo plánujete projekt při zadávání úkolu vždy pracujete s kartou úkolu.

Kdykoliv v aplikaci vidíte název úkolu, můžete na něj kliknout a zobrazí se karta úkolu s podrobnosti.

Z čeho se skládá detail úkolu

V horní části se nachází políčko pro odškrtnutí úkolu jako vyřešeného, vedle něj název úkolu. Kliknutím na název úkolu jej můžete kdykoliv upravit. Pod názvem úkolu je popis úkolu, do kterého můžete napsat veškeré podrobnosti. Aby bylo zadání úkolu konkrétní, využijte například metodu SMART.

V pravé části se pak nachází tabulka s podrobnostmi. Všechny podrobnosti můžete kliknutím změnit. Uveden je zde autor a řešitel úkolu, sledující, začátek a termín. Je možné zde nastavit opakování úkolu, přidat připomenutí.

Pro odlišení úkolů můžete v roletce Stav úkol označit jako řešený, nebo zda se čeká u nás nebo dodavatele. Případně změnit prioritu úkolu.

Pokud je úkolu zařazen špatně, skrze roletku Projekt jej můžete přesunout do jiného projektu, skrze roletku Nadúkol pak uvnitř projektu zařadit pod jiný pod-úkol.

Dále parametry pokračují možností zadat odhadovaný čas, přidat strávený čas, roletku procent hotovo, přidání fixních nákladů k projektu a nastavením.

Skrze nastavení projektu můžete úkol smazat, zduplikovat nebo exportovat do PDF.

Sledující úkolu = e-mailové notifikace

Pro každý úkol můžete zvolit sledující. Ti budou k tomuto úkolu dostávat e-mailové notifikace, například o změně termíny nebo nové komentáře.

Pro příklad: V projektu máte 20 úkolů a 5 členů týmu. Kdokoliv z týmu se může přihlásit a podívat se, na aktuální stav projektu. Ale žádné notifikace mu automaticky nechodí. Až u vybraných úkolů přidáte sledující. Jen z úkolů, které uživatel sleduje mu chodí notifikace.

Jako řešitel jste vždy ve sledování úkolu. Vždy se dozvíte že Vám byl zadán úkol, nebo že jste se stali řešitelem úkolu. Vždy se také dozvíte o vyřešení nebo uzavření úkolu.

Notifikace chodí vždy od Vás ostatním, nebo od ostatních k Vám.

Role a práva

Manažer projektu má neomezená práva, může úkoly měnit libovolně.

Člen týmu a externista může měnit zakládat úkoly. Může jakkoliv upravovat úkoly, které zadal. Nebo úkoly, které vytvořil manažer, ale v roletce Autor zvolil Člena týmu jako autora. Tedy pro aplikaci to vypadá, že autorem úkolu je člen týmu. Jinak řečeno, pokud jsem uveden jako autor úkolu, mohu s úkolem nakládat libovolně.

Člen týmu a externista naopak nemůže změnit termín, smazat nebo uzavřít úkol, kterého je autorem manažer. Může je jen označit jako vyřešený nebo skrze komentáře požádat manažera o přeplánování projektu.

Člen týmu a manažer také nemohou přesouvat úkoly od manažera do jiných projektů nebo pod jiné úkoly. Manažer naplánuje projekt a zbytek týmu mu jej nemůže změnit. Manažer zadává hlavní úkoly a termíny, členové týmu je mohou rozpracovat do dílčích úkolů a pod-úkolů. Pokud manažer zvolil pro hlavní úkol, etapu, termín konec měsíce, tak jako člen týmu si nemohu přidat pod-úkol na další měsíc. Manažer vymezil úkol časem, já jako člen týmu přidávám pod-úkoly, které musí být splněny do termínu hlavního úkolu.

Projektové role a práva včetně srovnávací tabulky jsou rozepsány zde.