Případová studie Celé Česko čte dětem

Celé Česko čte dětem díky Projektově.CZ vyrostlo z “obyčejné” neziskovky v respektovanou organizaci

Systém Projektově.CZ za Celé Česko čte dětem hodnotila a významně pomohla při sestavování tohoto článku Monika Škanderová, manažerka kulturních projektů.

Čtete doma dětem alespoň dvacet minut denně? Díky projektům jedné neziskové organizace ví už téměř celé Česko, proč se dětem má číst. Obecně prospěšnou společnost Celé Česko čte dětem založila Eva Katrušáková v roce 2006. Svými projekty předává nejen rodičům, ale i babičkám a dědečkům, učitelkám ve školkách i školách a dalším dospělákům myšlenku, že předčítat nahlas dětem se vyplatí. Předčítání rozvíjí jejich paměť, představivost a učí je přemýšlení. Idea projektu, která v Česku našla svoji cestu, pochází z USA. Projekt na jeho začátku podpořil i Václav Havel.

Čtyři pracovnice a tým dobrovolníků v různých městech Česka rozhýbává i 20 projektů současně. Protože si každý projekt žije svým různorodým životem, je jejich koordinace náročná. Členové týmu v určitou chvíli zjistili, že už jim papírky, soustavné telefonování a mnoho e-mailů prostě přerůstá přes hlavu. Potřebovali najít jednotný a ucelený systém, který by jim pomohl všechny živé projekty ukočírovat současně.

„Papírková“ metoda už prostě nestačila

„Potřebovali jsme si úkoly zapisovat a sledovat je čili nepsat si je jen na papírky a do kalendáře. Zadávat úkoly jiným a mít o nich přehled, a to jak vedle u stolu, tak v jiném městě. Chyběl nám přehledný úkolovník u jednotlivých projektů s možností odškrtávat si vyřešené nebo hlídat rozdělané. A hlavně na nic nezapomínat.“ říká Monika Škanderová.

Systémy koordinace práce, které zkoušeli zavádět, jim nikdy nesplnily všechny jejich požadavky najednou. Pak jim někdo řekl, že takový systém, který to umí všechno dohromady už existuje. S nadšením vyzkoušeli zkušební verzi Projektově.CZ. Zjistili, že systém splňuje jejich požadavky a ujistili se, že se bez problémů zvládnou s ním sžít.

K nákupu plné verze pak přispělo osobní setkání s majitelem firmy Projektově.CZ Zdeňkem Solnickým a jeho vstřícný individuální přístup.

Aplikace je nadchla svou jednoduchostí, příznivou cenou a perfektním on-line suportem.

Co je to vlastně projekt? Museli si to nejdříve ujasnit

Celé Česko čte dětem pracuje téměř výhradně projektově. Když si však měli projekt definovat, uvědomili si, že vlastně nemají ujasněno, co to projekt je. Během jedné bouřlivé noci si společně, s pomocí flipchartu, vyjasňovali otázku, co všechno patří do jednoho projektu a co vůbec to slovo znamená. Pro práci v systému určeného k vedení jednotlivých celků je tato otázka dost podstatná. Jejich poctivá příprava od základních pojmů se jim vyplatila. Vysvětlili si všechny souvislosti a se systémem mohli začít bez problémů pracovat.

„Trvalo nám, než jsme si všichni uživatelé definovali – co je to pro nás Projekt. Že je to také např. jednorázová akce: účast na Světu knihy, festivalu Colours of Ostrava, semináře, konference atd. Cokoliv, co vyžaduje splnit nějaké dané úkoly k tématu.

Pro každého z našeho týmu byla doba, než začal Projektově.CZ opravdu důsledně používat, různě dlouhá. Museli jsme být na sebe tvrdí a jednak motivovat sebe a také trochu tlačit na druhé, aby byli důslední a vše opravdu psali do nového systému sledování úkolů.” vysvětluje Monika.

Během dvou měsíců se jim podařilo uvést Projektově.CZ do dennodenní praxe. Přestali si psát úkoly do sdíleného Google kalendáře a nechali si jej pouze na schůzky. „Papírkové“ metodě bylo odzvoněno. Naučili se, každodenním emailem se souhrnem úkolů, pravidelně kontrolovat své, či delegované, úkoly a pracovat tak systematičtěji.

Přestali si psát úkoly do sdíleného Google kalendáře a nechali si jej pouze na schůzky. „Papírkové“ metodě bylo odzvoněno.

Už nejsme chaotická neziskovka

„Jsme profesionálnější a důvěryhodnější, protože nejsme nepřehledná chaotická neziskovka v „teplácích“, ale schopná, energická a flexibilní společnost v neziskovém sektoru.“ dodává Monika Škanderová

Celé Česko čte dětem si systém Projektově.CZ chválí. Kromě již zmíněného systému v projektech a úkolech jim přineslo jeho zavedení více času na další činnosti a zrychlení komunikace v týmu.

Ne všechno bylo podle jejich představ. Například jim v systému chyběla možnost kopírování struktury projektu, aby nemuseli znovu vytvářet podprojekty k hlavnímu projektu, který se opakuje každý rok. Prezentovali tuto výtku týmu Projektově.CZ a ten tuto možnost do systému rychle zapracoval. Svými podněty se spolupodílejí na vývoji aplikace.

Do budoucna by chtěli více využívat všechny funkčnosti systému, které doposud nevyužívají, jako jsou například timesheety a sledování rozpočtu.

“Projektově.CZ naplnilo naše očekávání překvapivě plně a téměř nečekaně nadmíru.
Nebojte se, když jsme to zvládli my, zvládnete to taky.“
vzkazuje Monika Škanderová