Práce s úkoly

Jednou ze dvou základních součástí aplikace jsou úkoly. Ať už zadáváte úkoly kolegům ve svém oddělení, nebo plánujete projekt při zadávání úkolu vždy pracujete s kartou úkolu.

Co je to úkol?

Úkol je je práce kterou zadáváte bud sami sobě, nebo kolegům. Úkol je forma zadání. V Projektově, kde vybíráte projekt pod který patří, řešitele, sledujících (jiné kolegy které potřebuje přidat), datum kdy má být hotovo a naleznete zde místo na poznámky či checkbox k úkolu. Úkol zadávame jedině do projektu. Můžete mít i projekt “ Nezařazené” a tam zadávat nezávislé úkoly které poté přidělit pod jednotlivé projekty a řešitelům.

Kdo vidí úkol?

Úkol vidí ten kdo ho zadává-Autor úkolu, řešitel- ten kdo plní úkol a sledující. Sledující jsou autor a řešitel ale také to může být další kolega který spolupracuje na projektu.

Z čeho se skládá detail úkolu

V horní části se nachází políčko pro odškrtnutí úkolu jako vyřešeného, vedle něj název úkolu. Kliknutím na název úkolu jej můžete kdykoliv upravit. Vedle názvu úkolu najdete sponku pro přidáni souboru a trojtečkové menu s roletkou úprav.

Pod názvem úkolu je popis úkolu, do kterého můžete napsat veškeré podrobnosti. Aby bylo zadání úkolu konkrétní, využijte například metodu SMART.

V pravé části se pak nachází podrobnostmi a další informace o úkolu. Všechny podrobnosti můžete kliknutím změnit. Uveden je zde autor a řešitel úkolu, sledující, začátek a termín. Je možné zde nastavit opakování úkolu, přidat připomenutí.

Pro odlišení úkolů můžete v roletce Stav úkol označit jako vyřešený, nebo zda se čeká u nás nebo dodavatele. Případně změnit prioritu úkolu.

Pokud je úkolu zařazen špatně, skrze roletku Projekt jej můžete přesunout do jiného projektu, skrze roletku Nadúkol pak uvnitř projektu zařadit pod jiný pod-úkol.

Dále parametry pokračují možností zadat odhadovaný čas, přidat strávený čas, roletku procent hotovo, přidání fixních nákladů k projektu a nastavením.

Skrze 3 tečkové menu můžete úkol smazat, zduplikovat nebo exportovat do PDF.

Sledující úkolu = e-mailové notifikace

Pro každý úkol můžete zvolit sledující. Ti budou k tomuto úkolu dostávat e-mailové notifikace, například o změně termínu nebo nové komentáře.

Pro příklad: V projektu máte 20 úkolů a 5 členů týmu. Kdokoliv z týmu se může přihlásit a podívat se, na aktuální stav projektu. Ale žádné notifikace mu automaticky nechodí. Až u vybraných úkolů přidáte sledující. Jen z úkolů, které uživatel sleduje mu chodí notifikace.

Jako řešitel jste vždy ve sledování úkolu. Vždy se dozvíte že Vám byl zadán úkol, nebo že jste se stali řešitelem úkolu. Vždy se také dozvíte o vyřešení nebo uzavření úkolu.

Notifikace chodí vždy od Vás ostatním, nebo od ostatních k Vám.

V případě, že v komentáři či detaile úkolu použijete označováni s @ zobrazí se Vám roletka s možností označení kolegů a bude im doručená notifikace v notifikačním centru.

Role a práva

Manažer projektu má neomezená práva, může úkoly měnit libovolně.

Člen týmu a externista může měnit a zakládat úkoly. Může jakkoliv upravovat úkoly, které zadal. Nebo úkoly, které vytvořil manažer, ale v roletce Autor zvolil Člena týmu jako autora. Tedy pro aplikaci to vypadá, že autorem úkolu je člen týmu. Jinak řečeno, pokud jsem uveden jako autor úkolu, mohu s úkolem nakládat libovolně.

Člen týmu a externista naopak nemůže změnit termín, smazat nebo uzavřít úkol, kterého je autorem manažer. Může je jen označit jako vyřešený nebo skrze komentáře požádat manažera o přeplánování projektu.

Člen týmu a manažer také nemohou přesouvat úkoly od manažera do jiných projektů nebo pod jiné úkoly. Manažer naplánuje projekt a zbytek týmu mu jej nemůže změnit. Manažer zadává hlavní úkoly a termíny, členové týmu je mohou rozpracovat do dílčích úkolů a pod-úkolů. Pokud manažer zvolil pro hlavní úkol, etapu, termín konec měsíce, tak jako člen týmu si nemohu přidat pod-úkol na další měsíc. Manažer vymezil úkol časem, já jako člen týmu přidávám pod-úkoly, které musí být splněny do termínu hlavního úkolu.

Projektové role a práva včetně srovnávací tabulky jsou rozepsány zde.

Jak okomentovat úkol?

1. Nejprve rozklikněte úkol, abyste zobrazili jeho kartu,
2. pod popisem je pole pro napsání komentáře a označení kolegy za pomocí @,
3. @ Vám zobrazí roletku členů týmu v projektu,
4. odešlete stisknutím tlačítka okomentovat.

V poli pro sledováni je vidět avatary uživatelům, kterým je komentář zaslán e-mailovou notifikací. Další sledující můžete přidat skrze ikonu plus na kartě úkolu hned pod polem Řešitel.

V případě označení @ bude doručená notifikace i do notifikačního centra v levém dolním rohu aplikace.