Jak koncipovat projekty

Říká se, že každý projekt je možné uřídit s tužkou a papírem. Jakmile je těch projektů například 30 zároveň, situace se komplikuje.

Naštěstí si můžeme život zjednodušit s šablonami a dobrou strukturou projektů.

Jeden unikátní projekt

Pokud plánujete nebo řídíte jeden komplexní projekt, nebo malou skupinu projektů, není třeba mít kompromisy. Naplánujte jej například s myšlenkovou mapou, každý úkol je plnohodnotný, má svého řešitele, termíny a popis.

Zakázky, portfolio podobných projektů

Pro řízení desítek projektů si připravte nejprve základní strukturu hlavních úkolů (etap, fází), které budou mít všechny projekty stejné. Například "příprava", "realizace", "vyhodnocení". A další činnosti přidávejte k nim jako pod-úkoly. Tuto základní strukturu můžete mít například ve formě šablony projektu.

Využitím pod-úkolů jsou všechny hotové úkoly a tím procenta plnění, odhadované časy, strávené časy a termíny sečteny do hlavního úkolu. Pohledem na hlavní úkoly přesně uvidíte v jaké je projekt nyní fázi, kdy fáze končí, kolik je hotovo a s jakými strávenými časy.

Při kontrole a reportování portfolia projektů buď procházíte jednotlivé projekty konkrétně, nebo využíváte souhrnný pohled na všechny projekty a jejich hlavní úkoly. Ať už seznamu úkolů nebo na Ganttově diagramu.