NápovědaProjekty
Rozpočet projektu

Rozpočet projektu

V Projektově 2 nyní pracujeme na plnohodnotném vytvoření rozpočtu projektu. Na vytvoření rozpočtu projektu prosím využijte naši verzi Projektově 1.

Postupujte dle návodu v článku:

Jak mít ziskové projekty?

Finanční stránka je nezbytným faktorem úspěchu projektu. Každý projekt je definován projektovým trojúhelníkem vymezujícím co, kdy a za kolik. Za kolik můžeme sledovat skrze odhadované a skutečné časy, nebo plánované a skutečné příjmy a náklady.

Díky rozpočtu projektu můžete sledovat projekt z finanční stránky. Zadat plánované příjmy a náklady, řídit projekt skrze porovnání se skutečnými příjmy a náklady.

V Projektově je rozpočet součástí každého projektu.

Rozpočet je vytvářen automaticky z úkolů projektu. Pozor nejedná se o položkový rozpočet, například materiálů pro stavbu. V rozpočtu sledujeme hlavní činnosti v projektu a k nim přidělujeme finance. Rozpočet je přímo provázaný s realizovanými úkoly v projektu.

Rozpočet vidí jen manažer projektu.

Zadání rozpočtu projektu

Otevřete projekt a v levém menu pod názvem projektu klikněte na položku "Rozpočet projektu".

Rozpočet

Rozpočet projektu je tvořen automaticky činnosti úkoly/projekty. Svůj projekt si naplánujete přes Mapu úkolů, kde zadáte hlavní kroky úkolů. Ty se Vám následně zobrazí v rozpočtu projektu. Ten je tvořen dvěma sloupci, v levé části je plán, v pravé části skutečnost a její porovnání s plánem.

Plánovaný příjem a náklady

V levé části je plán. Plánovaný příjem je tvořen penězi, které máte k dispozici na realizaci projektu. Typicky se jedná o částku uvedenou ve smlouvě se zákazníkem nebo definovanou investorem.

Poté k jednotlivým položkám doplňte plánované náklady. Při doplňování nákladů Vám plánovaný rozpočet průběžně ukazuje Vaši bilanci / rezervu.

Doplněním získáte plánovaný rozpočet projektu.

Rozpočet

Pokročilé použití - 3 tipy

Máme pro Vás 3 tipy, které Vám pomohou rozpočet projektu vychytat:

  1. Položky si můžete přes 3 tečkové menu skrýt. Pod plánovaným rozpočtem je roletka "přidat položku", skrze kterou si můžete cokoliv nazpět přidat.

  2. Zadejte k úkolům odhadovaný čas a poté klikněte na 3 tečkové menu - předvyplnit plánované náklady. Aplikace náklad doplní částkou získanou vynásobením odhadovaného čas úkolu a hodinové sazby řešitele.

  3. Zadejte plánovaný zisk. Jedná se o nákladovou položku. Aplikace Vás tímto upozorní dříve, jakmile se začne ukrajovat z plánovaného zisku. Tak, aby projekt nejhůře skončil s menším ziskem, ale ne v červených číslech.

Doporučujeme do plánovaného rozpočtu přidat také zisk. Představte si plán rozpočtu jako kus koláče, ze kterého ukrajujete kousky. Každý kus koláče, který odeberete, jsou náklady na projekt. Jeden z kousků musí být tvořen plánovaným ziskem. Když Vám nezbyde už ani jeden kousek a stane se, že byste potřebovali ještě víc, díky zisku máte rezervu. Z této rezervy budete sice nuceni kus odebrat, ale díky ní Vám v projektu nevznikne mínus.

Reálné příjmy a náklady - po spuštění projektu

Následně dle reálného průběhu projektu zadávejte jednotlivé příjmy. Při vkládání zadáváte datum, můžete doplnit poznámku, například číslo faktury a částku. Stejně tak zadat jednotlivé náklady, faktury od dodavatelů s datem a částkou.

Skutečné náklady máme v projektu dvojího typu: a) Variabilní - ty jsou tvořeny zapsanými strávenými časy a vynásobené hodinovými sazbami řešitele úkolu b) Fixní - jednotlivě zadané náklady, přesné částky

Plán je tvořen jednou částkou, například "příprava migrace" s plánovanou cenou 200 000 Kč. Do skutečnosti postupně připisujeme náklady. Například 1. 10. faktura v hodnotě 50 000 Kč, následně o měsíc později druhá faktura v hodnotě 100 000 Kč. Plán je 200 000 Kč, v realitě je utraceno nyní 150 000 Kč

Výpis jednoho řádku

Report vám ve výsledku na první pohled ukáže finanční stránku projektu. Kolik prostředků jste již čerpali, kolik zbývá k vyčerpání a hlídá náklady na dílčí části projektu.

Příklad použití může být u dodavatelů. S dodavatelem máme domluvenou částku například za materiál, který dodává v plánech, ale následně ve skutečných výdajích napíšeme reálnu fakturu, kterou nám vystavil. Reálná faktura je větší, protože jsme použili více materiálů od dodavatele. A nebo můžete evidovat zálohu pro dodavatele a skutečné výdaje podložit reálnou fakturou.



realita/skutečné fakturace

Náklady na kartě úkolů

Na každé kartě úkolu jsou v právo dole Náklady. Kliknutím na tlačítko přidat se Vám zobrazí Přidat náklad, kde můžete vyplnit náklady z úkolů, datum, přidat poznámku.

Náklady

Vždy v praxi máme plán nákladů, no někdy je realita/skutečnost jiná. Reálné náklady zadáváme postupně, a tak nám vznikne skutečný rozpočet u projektů.

Rozpočet projektu je dostupný jen manažerům projektu. Členové týmu mohou na jednotlivých úkolech zadávat fixní náklady (s termínem a poznámkou) a strávený čas (pro výpočet variabilních nákladů).

Možnosti zadávání skutečných nákladů u projektu:
rozpočet projektu
  • je dostupný jen manažerům
  • manažer projektu přímo v něm eviduje skutečné náklady
karta úkolu
  • manažer, externista nebo člen týmu přímo na kartě úkolu zadávají náklady, případně evidují strávený čas
  • zákazník náklady ani strávené časy nevidí
  • člen týmu, externista nevidí hodinové sazby kolegů, pokud je u úkolu náklad - vidí celkový součet skutečných nákladů daného úkolu. Přehled, rozpočet projektu vidí jen manažer.

Notifikace u rozpočtu

Aplikace odesílá e-mailovou notifikaci při splnění plánovaného rozpočtu nákladu.

Aplikace Projektově hlídá Váš rozpočet. Upozornění zašle, když jste již minuli plánovaný rozpočet, ale do plánovaného rozpočtu se počítá i zisk. Proto když v rozpočtu vyplníte zisk, máte rezervu v projektu. Když tedy aplikace odešle notifikaci na Váš email a upozorní vás na přesah limitu, vy máte chytrou rezervu zisk.

Jednoduchý video návod na rozpočet projektů

Silvia Urdová
Header Projektově
Vyzkoušejte Projektově na 14 dní zdarma
Není třeba instalace. Na e-mail Vám systém obratem zašle login a heslo.